管理人の長谷川です。協議会が発足して一か月半たちました。発足当時、パソコンや机といったハードは用意されたましたが、内外のコミニュケーションや情報共有ツール（いわゆるグループウェア）は準備されておらずゼロからの構築する必要がありました。

１．グループウェアの要件定義

・ユーザーは少数（5人）
・2022/10/3の仕事初めから使いたい
　　→時間の掛かる有償法人契約はまず回避。容量追加や機能追加で
　　　必要になったら契約する　⇒ミニマムな機能で始める

２．LINE WORKSとの5年前の出会い

　システム候補で真っ先に頭に浮かんだのがLINE WORKSです。6年前、前職の鉄道車両製造メーカーの資材部にいた時に名古屋の大塚商会の展示会でLINE WORKSのブースがあり、面白いと思って色々検討したことがありました。LINE WORKSの売出しは2015年なのでまだ誕生したばかりだったようです。

　当時は会社に既存のグループウェアがあったので、その代替ではなく気軽な共有ツールとして面白いと思いました。発注先の取引先での製品の状態を出張者が簡単に写真を撮ってチャット感覚で関係者全員に報告したりできるので、その場で問題が解決できる可能性があると考えました。

　セキュリティもしっかりしており会社の情報管理部門も説得できると考えていました。結局、自身が資材部より異動になり採用には至りませんでしたが、LINE WORKS自体は順調に受け入れられ現在は約15万社使用しているとのことです。

３．LINE WORKSの導入

　すぐにでも仕事で使いたいのでベストではなくても最低限の仕事が出来るLINE WORKSの使用をメンバーに提案し受け入れてもらいました。契約不要な無料版です。トーク、掲示板、スケジュール、タスク管理、アドレス帳ができます。仕事始めの10/3から使用開始しました。

４．LINE WORKSの設定

・組織の登録

　まず組織の登録を行います。我々の協議会は構成員が5人だけのフラットなものなので簡単です。個人名、ID、PW（仮）を設定するだけです。設定後、メンバーが上記、ID,PWでLINE WORKS(ブラウザ版）にログインしてPWを本登録すればサービスが始まります。

　スマホを使用する場合はLINE WORKSのアプリをインストールする必要があります。設定が終了するとトーク、掲示板、スケジュール、タスク管理、アドレス帳のメンバーの共有ができるようになります。

　パソコンアプリ版、パソコンブラウザ版、スマホ版があります。パソコンアプリ版ではトークのみが使用できます。その他の機能のアイコンをクリックするとパソコンブラウザ版が立ち上がり、その機能が使えます。ブラウザ版でもトークはできるのでアプリ版の存在意味が不明です。

　スマホ版では全機能が使えます。LINE自体がスマホから誕生しているので
一番親和性がある感じです。

・トーク

普通のLINEのトークと機能は同じです。業務上、ファイルを添付する
ケースが多いのが個人用のLINEと違うところでしょう。

　パソコンアプリ版では、添付ファイルをクリックすると「ダウンロード」―「LINE WORKS」ファイルに保存するか聞いてきて、保存すると自動的に添付ファイルのExcel等のソフトが立ち上がります。
　
　スマホやブラウザ版では添付ファイルが直接、立ち上がります。使用上は問題ないのですが、どうして違いがでるのか不思議です。

・アドレス帳

名刺読み取り用のOCRが付いていて、自動的にテキスト変換してアドレス帳に追加してくれます。もちろん名刺画像も登録されます。
　
　保存時に手動で苗字のカタカナ読みを追加する必要がありますが非常に使い勝手が良いです。アドレス帳はメンバー間で共有されます。
　
　あたりまえの機能のように見えますが、類似システムのGoogle Workspaceではアドレス帳にOCRはありません。スマホから始まったLINEならではの使い勝手なのかもしれますん。

・スケジュール

Googleカレンダーのようなインターフェース。ストレスなく使えます。今回の仕事ではメンバー間のスケジュール調整が多くなったため、プライベートな予定を含めて入力するようになりました。前職では「ほぼ日手帳」を使っていましたが乗り換えました。

５．LINE WORKS以外のシステム

・メール

協議会の設立に合わせてプロバイダ契約を行い、プロバイダのメールシステム（OCNメール）が10/13から使える予定がありました。LINE WORKSのメールの方がシームレスで使えてよかったのですが、メールは有償で法人契約には手間が掛かるため、OCNメールを使うことにしました。

・Googleドライブとフォーム

共有ドライブはGoogleドライブを採用し、資料の共有をしています。
協議会で実施する講習会等の申し込みやアンケートにはGoogleフォームを
採用しました。この2つはシームレスでフォームで作成した資料は
自動的にドライブに保存されます。

６．まとめ

少人数の組織なので情報共有の仕組み作りは、短期間かつ安価（ほぼ無料）で作ることができました。

運用２か月でLINE WORKS容量５％使用しました。協議会の活動は2025年3月までなのでギリギリ無料プランのままで乗り切れそうです。